Vier tips om de rapportage van je tevredenheidsonderzoek toegankelijker te maken | Tevredenheidsonderzoek.org

Vier tips om de rapportage van een tevredenheidsonderzoek toegankelijker te maken

RapportageLeuk, zo’n rapportage van je tevredenheidsonderzoek. Maar voor wie schrijf je hem eigenlijk?

Als het goed is, heeft je rapportage vooral invloed op diegenen in de organisatie, die met verbeterinitiatieven aan de slag zouden kunnen gaan. Zorg er daarom voor dat je hen bereikt met je rapportage.

Onderstaand een viertal tips om maximaal effect te sorteren!

Tip 1: Gebruik klare taal

Schrijf de rapportage in de taal van de lezer. De gemiddelde leidinggevende in Nederland is geen statistisch expert – en hoeft dat ook niet te zijn.

Vermijd daarom statistische termen die voor jou als onderzoeker misschien heel logisch zijn, maar voor het gros van de managers weinig zeggen.

Het gaat niet om de statistiek, het gaat erom wat die statistiek betekent voor het organisatieonderdeel waarvoor de leidinggevende verantwoordelijkheid draagt.

Tip 2: Vermijd ‘information overload’ in alle gevallen

Je onderzoek is nooit volledig: hoe hoog je je ambitie ook zet, een tevredenheidsonderzoek is nooit meer dan een sterk geconcentreerde weergave van een deel van de werkelijkheid.

De valkuil die dit met zich meebrengt is, dat we als onderzoekers zo volledig mogelijk willen zijn. Met een dikke (maar altijd onvolledige) rapportage bomvol informatie als resultaat, die de verantwoordelijk leidinggevende verlamt omdat hij door de bomen het bos niet meer ziet.

Als je dan toch nooit volledig kunt zijn, dan kun je beter nog ietsjes minder volledig zijn en een dunner rapport opleveren dat aanzet tot actie, dan een dik verlammend rapport dat aanzet tot IDLE.

Tip 3: Meer beeld, minder tekst

Veel onderzoekers van tevredenheid hebben de onweerstaanbare neiging om gevonden resultaten te duiden: wat betekent het, hoe verhoudt zich dit tot voorgaande jaren, wat is het belangrijkst, etc. Laten we daar als de bliksem mee stoppen.

Een beetje leidinggevende weet, samen met zijn medewerkers of klanten, precies wat gevonden resultaten betekenen. En dat weet hij of zij veel beter dan de gemiddelde onderzoeker. Hij kent tenslotte de omgeving waarin de resultaten tot stand zijn gekomen, van binnen en van buiten.

Verspil daarom geen ruimte aan pagina’s tekst, maar laat de grafieken, tabellen en beelden zo veel mogelijk voor zich spreken. Dat houdt het rapport dunner, toegankelijker en leesbaarder.

Tip 4: Schrijf nooit een managementsamenvatting

Bijna elke onderzoeksrapportage begint met een managementsamenvatting. Dat is in de meeste gevallen een teken van zwakte. Het betekent, dat de rapportage zelf meer dan vijf minuten van iemands tijd in beslag neemt om haar geheimen bloot te geven. Weg ermee, daar heb je niets aan.

Niet alleen dat: een managementsamenvatting geeft ook direct kleuring aan de resultaten. Het is immers jouw samenvatting. De manager die eerst de samenvatting leest en daarna het rapport doorneemt of –bladert, zoekt vooral bevestiging van datgene dat in de samenvatting stond. Gemiste kans voor eigen interpretatie, eigen betrokkenheid en betere verklaringen. Verklaringen die de onderzoeker op basis van de beperkte kennis van de organisatie nooit had kunnen verzinnen.

Probeer altijd de managementsamenvatting te voorkomen. Dit dwingt je om een snel toegankelijk rapport op te stellen.

Gerelateerde artikelen:

  1. 5 tips voor de presentatie van uw tevredenheidsonderzoek
  2. 2 voordelen van het GROOTS verspreiden van de resultaten van uw tevredenheidsonderzoek
  3. Casestudy: vijf problemen met de rapportage van de JOB Monitor 2010
  4. “Maakt u ook even een samenvatting?”
  5. Hoe interpreteer je de resultaten van een tevredenheidsonderzoek? Drie vuistregels!